Board Blog: Secretary 2020

Een kijkje in het leven van de Secretary van Asset | Marketing

Toen ik begon met het schrijven van deze blog begon ik pas te beseffen hoe snel mijn bestuursjaar voorbij gevlogen is. 2020 is uiteraard een bewogen jaar dat ook veel impact op mijn bestuursjaar heeft gehad. Desondanks, had ik deze kans zeker niet willen missen en kan ik nu al terugkijken op een hele mooie en bovendien erg leuke tijd, waar ik mezelf zowel op professioneel als op persoonlijk vlak ontzettend ontwikkeld heb. In deze blog probeer ik je een beter beeld te geven van mijn functie als Secretary. Daarnaast deel ik ook mijn ervaringen als bestuurder bij Asset | Marketing en welke invloed de corona-crisis heeft gehad op mijn bestuursjaar.

Waarom een Bestuursjaar bij Asset | Marketing?
Toen ik de keuze maakte om een bestuursjaar te gaan doen was ik nog niet zo lang actief lid bij Asset | Marketing. Ik ben vorig jaar augustus actief geworden, waarna ik samen met mijn commissie aan de slag ben gegaan om de Commercial Night van 2020 te gaan organiseren. Ik voelde me al heel snel op mijn gemak binnen de vereniging door de gezellige en informele sfeer, waar Asset | Marketing ook bekend om staat. Wat ik ook heel prettig vond is dat nieuwe actieve leden gelijk erg betrokken worden bij de vereniging, waardoor je je gelijk deel van Asset | Marketing voelt. 

Naast de prettige sfeer is er ook genoeg ruimte om jezelf uit te dagen, of je nu iets formeels of informeels zoekt. Zelf was ik opzoek naar een formele uitdaging naast mijn toenmalige studie International Business Administration. Wat bleek, de Commercial Night commissie was precies de uitdaging die ik zocht! Daarom wist ik ook meteen dat ik na het afronden van mijn bachelor diploma in december 2019 toe was aan een nieuwe uitdaging en dat Asset | Marketing de plek was, waar ik deze aan kon gaan. 

Wat nog meer aan mijn keuze bij droeg om te gaan solliciteren was het feit dat ik nog niet wist welke masteropleiding voor mij de beste fit was. Een bestuursjaar bleek de perfecte kans om erachter te komen waar mijn interesses liggen. Tijdens een bestuursjaar bij Asset kom je namelijk ook veel in aanraking met de andere departementen van Asset en hun evenementen. Dit alles zorgt voor de perfecte omgeving om je verder te verdiepen in de verschillende disciplines die TiSEM te bieden heeft. Daarom besloot ik nadat ik alle voor- en nadelen op een rijtje had gezet, het sollicitatie proces in gang te zetten.

Hoe ziet je bestuursjaar eruit als Secretary of the board?
Deze vraag krijg ik heel vaak. Bij andere functies zoals een External affairs officer of Vice-chairman hebben mensen vaak al een beeld. Zo weten ze dat een External affairs officer zich bezig houdt met het contact met bedrijven en een Vice-chairman met promotie en ledencontact. Bij de functie Secretary ligt dat wat minder voor de hand, omdat je nogal een breed aantal functiespecifieke taken hebt. Dit zorgt er wel voor dat je veel vrijheid hebt om zelf extra projecten op te pakken.

Wat zijn nu die taken? Ten eerste ben je als Secretary of the board verantwoordelijk voor het overzicht tijdens de vergaderingen, dit doe je onder meer door te notuleren. Om notulen zo duidelijk mogelijk op te stellen is het daarom ook van belang dat je tijdens de vergadering weet welk bestuurslid welke taak oppakt. Dit zorgt ervoor dat je ook veel inzicht hebt in de taken van je medebestuursleden, waardoor je makkelijk overzicht kan houden. Dit is niet alleen heel handig voor jezelf maar ook voor je mede bestuursgenoten. Het is ook zeker niet zo dat je alleen maar aan het notuleren bent. Je doet dit wekelijks op maandagochtend, tijdens de bestuursvergadering en vrijdagochtend, wanneer je samen met je bestuur met het beleid aan de slag gaat. Het voordeel hiervan is dat je maandag na de bestuursvergadering al precies weet hoe druk je het die week gaat hebben, wat er voor zorgt dat je goed en overzichtelijk leert plannen. 


Verder ben je als secretaris ook verantwoordelijk voor het beheer van de website. Dit houdt concreet in dat je evenementen en webpaginas aanmaakt. Hierbij leer je hoe belangrijk het is om als organisatie duidelijk te communiceren naar externe partijen. Dit werd vooral duidelijk aan het begin van de corona crisis, omdat het toentertijd erg van belang was om snel te kunnen schakelen en duidelijk te communiceren naar leden en andere stakeholders. Zo waren we in maart genoodzaakt een aantal grote evenementen een paar dagen voor aanvang te cancellen. Deze evenementen konden plots geen doorgang vinden door het snel oplopende aantal Covid-19 besmettingen. Dit waren de momenten waar het bestuur en de commissies echt alles uit de kast hebben gehaald om alles zo goed mogelijk te regelen. In deze periode heb ik daarom echt geleerd dat in tijden van crisis communicatie en het snelle schakelen erg belangrijk is voor het succes van een organisatie.


Naast het beheer van de website houd je je ook bezig met het beheer van het ledenbestand. Dit doe je in nauwe samenwerking met de Vice-chairman. Daarnaast ben je als Secretary samen met de Education Committee ook verantwoordelijk voor de study support binnen de vereniging. Dit kan zijn in de vorm van de guidelines die we aan master- en bachelorstudenten aanbieden, maar ook het organiseren van meerdere workshops door het jaar heen. Deze workshops worden meestal in samenwerking met verschillende interessante bedrijven georganiseerd en gaan in op marketing gerelateerde topics die minder vaak aan bod komen tijdens de Master opleidingen. Op deze manier kun je er dus ook achter komen waar je interesses liggen in het latere werkveld.


Ook ben je ook verantwoordelijk voor het beheer van het ledenbestand van de alumnivereniging, de Meesters in Marketing. Zo verstrek je uitnodigingen aan net afgestudeerde leden en werk je nauw samen met het Alumni office van Tilburg university om te zorgen dat alle gegevens up to date blijven.


Tot slot coördineer je uiteraard een aantal commissies. Je krijgt alle ruimte om de commissies te vinden die het beste bij jouw interesses passen. Zo heb ik afgelopen jaar, verscheidene soorten commissies gecoördineerd. Het leuke hieraan is dat je in een week bezig bent met hele uiteenlopende projecten. Zo kun je voor jezelf de perfecte balans tussen formeel en informeel vinden en jezelf nog extra uitdagen waar nodig. 


Als coördinator van een commissie ben je er verantwoordelijk voor dat alles goed loopt binnen een commissie, echter is het soms ook heel moeilijk om in die rol als coördinator te blijven. Daarom leer je als coördinator zeker ook het belang van delegeren en het overzicht behouden. Daarnaast is dit ook echt wat ik het leukste vond, vooral als je die moeite en dat enthousiasme wat jij er iedere dag in stopt ook terugziet binnen je commissies.

Asset general
Als bestuurder van Asset vervul je ook in een rol in een van de Faculty wide organs (FWO’s). Deze organen bestaan vaak uit bestuurders van de verschillende departementen van Asset die samen over een bepaald onderwerp sparren. Zo zit je als Secretary in twee organen, Secretary meeting en Webmaster meeting. Binnen secretary meeting houd je je bezig met onderwerpen zoals: het bespreken van de jaarplanning, membership fee division, uitschrijvingen of het voorbereiden van de Asset bookstore. Hier leer je samenwerken, maar ook opkomen voor de belangen van jouw vereniging door te discussiëren. Binnen de Webmaster meeting vervul ik momenteel de rol van Vice-chairman, waarmee ik in nauw contact sta met de coördinator van dat orgaan over nieuwe aanpassingen aan de website en contact met derde partijen.

Wat heb je geleerd tijdens je bestuursjaar?
Als je een bestuursjaar doet bij Asset | Marketing word je vaak gelijk meegenomen in het drukke bestuursleven, waardoor je makkelijk  kan vergeten waar je nu eigenlijk mee bezig bent en wat voor nieuwe dingen je allemaal leert. Je bestuursjaar vliegt voorbij omdat je zoveel nieuwe dingen leert. Om te voorkomen dat dit allemaal aan je voorbij gaat en ervoor te zorgen dat je dat stukje bewustwording krijgt, hebben wij een Raad van Advies (RvA) die ons daarmee helpt. 

Aan het begin van je bestuursjaar krijg je namelijk een coach toegewezen vanuit de RvA. Samen met deze coach stel je je eigen leerdoelen op, die je wil gaan bereiken tijdens je bestuursjaar. Naast het opstellen van die leerdoelen kom je ook nog eens in de aantal maanden samen met je coach, om te kijken hoe het gaat en waar je nog meer aan kan gaan werken de komende maanden. Op deze manier ben je bewust bezig met jezelf ontwikkelen op persoonlijk vlak en het eigen maken van de learnings die je op hebt gedaan. Dit alles zorgt ervoor dat je na je bestuur jaar precies weet waar je goed in bent en waar je nog kan leren. Dit is heel waardevol als je later wil gaan solliciteren of als je twijfelt waar je interesses liggen.

Mijn bestuursjaar nam in maart een draai van 180 graden, toen de corona crisis om de hoek kwam kijken. Mijn mede-bestuurders (Floor en Max) en ik waren net helemaal ingewerkt en stonden aan het begin van een mooie bestuursperiode, toen plotseling gebouw E op slot ging en we ons werk thuis op moesten pakken. Dit was natuurlijk in eerste instantie erg wennen, maar in plaats van bij de pakken neer te gaan zitten hebben we met het bestuur onze uiterste best gedaan om er toch een hele mooie tijd van te maken. 
Aan het begin van deze periode waren we vooral bezig met evenementen op een goede manier af te handelen, zodat we toen de zomer aanbrak weer de ruimte hadden om nieuwe initiatieven op te zetten en de vereniging op zo'n goed mogelijke manier draaiende te houden. Hierbij was creatief denken en snel schakelen echt van belang. Dit stukje crisis-management is echt heel waardevol geweest en zal me altijd bijblijven in mijn verdere carrière. 

Meer weten?
Heb jij nu ook interesse in het doen van een bestuursjaar en/of wil je meer over weten mijn ervaringen en wat ik nog meer allemaal geleerd heb? Stuur me dan gerust een email via Secretary@asset-marketing.nl, contacteer me via whatsapp of kom naar een van de Board infosessies! Daarnaast ben ik altijd bereid om een keer digitaal een kopje koffie te drinken om al je vragen te beantwoorden over mijn jaar als Secretary van Asset | Marketing.

Meer weten over de andere functies? Hou de website in de gaten voor de board blogs van Floor en Max, die in de komende weken zullen verschijnen!
 

Cookie policy

To offer you a better and more personal experience on our website, we use cookies and similar techniques. By use of these cookies your surfing behavior on our website can be monitored by us and certain third parties.

Accept cookies Change settings