Board Blog: External Affairs Officer 2020

Een kijkje in het leven van een External Affairs Officer van Asset | Marketing 


Nu is ook voor mij de tijd aangebroken om een bestuurs-blog te schrijven. Dit is natuurlijk het moment waarop je beseft dat het afgelopen jaar ontzettend snel voorbij gevlogen is, maar ik vraag me ook af hoe ik ál mijn ervaringen in één blog met jullie ga delen. Toen ik in december solliciteerde en in januari begon, had ik geen idee hoe mijn bestuursjaar eruit zou komen te zien. We kunnen wel stellen dat het afgelopen jaar voor iedereen compleet anders is verlopen dan verwacht. Ondanks dat kijk ik terug op een ontzettend leuke en leerzame tijd, het is echt ongelofelijk hoe je in een jaar jezelf zo kan ontwikkelen in zoveel verschillende aspecten. In deze blog ga ik je meer vertellen over mijn ervaringen als External Affairs Officer van Asset | Marketing en hoe Covid-19 hier impact op heeft gehad.


Waarom een bestuursjaar bij Asset | Marketing?
Na mijn HBO-bachelor afgerond en een tussenjaar in Australië afgerond te hebben, ben ik alweer in Augustus 2018 begonnen aan mijn (pre-)master Marketing Management. Na een half jaartje afzien ben ik in februari 2019 officieel begonnen met mijn master. Al snel merkte ik dat ik me graag aan wilde sluiten bij Asset | Marketing, in eerste instantie vooral voor de informele aspecten die de vereniging te bieden heeft. Ik heb me toen aangesloten bij de studietrip commissie en met mijn mede-commissie leden een prachtige reis georganiseerd naar Taiwan. Toen realiseerde ik me dat ik wat meer uitdaging wilde en bereid was wat meer tijd op te geven voor een serieus project, in mei 2019 ben ik dan ook begonnen als TIME-consultant. Dit was een ontzettend leuke en leerzame tijd, met natuurlijk als hoogtepunt de reis naar China en Japan. Toen ik in November terug keerde naar Nederland besefte ik me dat ik me graag verder wilde ontwikkelen, voornamelijk op professioneel vlak. Daarnaast was ik er ook echt nog niet klaar voor om met mijn thesis te beginnen. Ik zag een bestuursjaar echt als een kans om veel te leren en mezelf verder te ontwikkelen, voornamelijk als professional. 
Naast het feit dat ik nog veel wilde leren, was ik ook nog niet helemaal klaar om het werkende leven tegemoet te gaan. Een bestuursjaar is dan de perfecte manier op je studieperiode iets uit te stellen! Ik vond de afwisseling tussen formele en informele activiteiten en werkzaamheden vooral heel belangrijk. In een bestuursjaar, vooral als External Affairs Officer, is die afwisseling perfect!


Hoe ziet een bestuursjaar er uit als External Affairs Officer van het bestuur?
Iedereen heeft binnen het bestuur bepaalde taken waar zij/hij verantwoordelijk voor is. Zo heb je een aantal functiespecifieke taken en taken die op ieder bestuurslid van toepassing zijn. Daarnaast heeft ook iedereen de mogelijkheid om andere taken op te pakken en je portfolio verder in te vullen naar wens. Zo ben ik bijvoorbeeld samen met de voorzitter verantwoordelijk voor de samenwerking met de universiteit, wat uitdagend is maar ontzettend waardevol voor onze vereniging. Zo kan je ook andere projecten oppakken of jezelf specialiseren in bijvoorbeeld InDesign en/of Fotoshop. 


Algemene bestuurstaken
Voor mij is een van de leukste dingen van de functie External Affairs Officer het hele diverse takenpakket en de afwisseling tussen formele en informele taken en verantwoordelijkheden. Veel algemene bestuurstaken zijn echter voor ieder bestuurslid hetzelfde. Zo beginnen we iedere week maandagochtend met de bestuursvergadering. Hier evalueren we de evenementen en activiteiten die de week ervoor plaats heeft gevonden. Ook blikken we natuurlijk vooruit in wat er komen gaat in de aankomende week/weken. Daarnaast nemen we de recente en relevante ontwikkelingen door die plaats hebben gevonden in ieders portfolio en alle commissies. Zo is iedereen op de hoogte van wat er speelt en waar andere bestuurders zich mee bezig houden. Deze vergaderingen zijn zeer belangrijk voor de consistentie van de vereniging. Het zijn intensieve maar zeer leerzame vergaderingen, ik ben er tijdens mijn bestuursjaar achter gekomen dat goed vergaderen ook echt een skill is waar je tijdens de studententijd toch niet veel mee bezig bent. Dit soort vergaderingen zijn namelijk niet echt vergelijkbaar met de vergaderingen rondom bijvoorbeeld projecten voor je studie.
Daarnaast vergaderen en werken we vrijdagochtend altijd aan ons gezamenlijke beleidsplan. Iedere zomer wordt er een beleidsplan opgesteld die we vervolgens zelf uit gaan voeren. Het leuke aan de februari-instroom is dat je bij twee beleidsplannen betrokken wordt en je al veel kennis hebt wanneer je deze zelf in de zomer gaat schrijven. Kortom betekent dit dat je de vereniging gaat evalueren en actief werkt aan de verbetering en professionalisering door middel van dit beleid. 


Functie specifieke taken
Samen met je mede-external ben je uiteindelijk verantwoordelijk voor een groot deel van het formele portfolio van de vereniging. Het aantrekken en behouden van de partners van de vereniging is een van de belangrijkste taken. Het is belangrijk dat huidige partners tevreden zijn en tegemoet worden gekomen in hun wensen. Daarnaast is het doen van acquisitie ook een essentieel om in contact te komen met bedrijven voor evenementen en eventuele partnerships. Uiteindelijk is het de taak van de externals om ervoor te zorgen dat voldoende bedrijven zich met Asset | Marketing verbinden door middel van een samenwerking en genoeg geld binnen te brengen om de vereniging draaiende te houden. 
Voordat ik begon met mijn bestuursjaar wist ik niet precies wat te verwachten wat betreft de acquisitie. Vanzelfsprekend is het af en toe nodig om ook de koude acquisitie op te pakken, maar het heeft me echt verbaasd hoe ver je met warme acquisitie komt. Daarnaast komen er ook regelmatig bedrijven met interesse naar ons toe. Het onderhouden van contact met alle bedrijven waar wij als vereniging op een of andere manier een samenwerking mee hebben is het grootste onderdeel van je functiespecifieke taken. Hier komen echter wel veel dingen bij kijken, denk aan: partner updates versturen, vacatures uitzetten, berichten voor partners delen op de socials, mailings uitzetten en contracten opstellen. Een van de dingen die ik leuk vind aan deze functie, is dat je heel veel overlegd met bedrijven. Sommige weten precies wat ze willen, maar sommige ook niet. Dan ga je samen in overleg kijken wat het beste bij het bedrijf en de behoeftes past. Zo bouw je echt een samenwerking op, dat is echt heel leuk! Daarnaast hebben we natuurlijk vaak contact via de mail met onze partners, maar hebben we ook regelmatig afspraken om de voortgang te evalueren en eventueel aankomende events door te nemen. Normaliter ga je dan op bezoek, helaas gaat dit nu voornamelijk via de computer maar het blijft erg leuk om zo intensief samen te werken met bedrijven. 
Het in contact komen met bedrijven zorgt er ook voor dat je heel goed een idee krijgt over de mogelijkheden en verschillen per bedrijf, die super waardevol zijn voor je beeldvorming waar je terecht kan en zou willen op het moment dat je afgestudeerd bent. Kortom, je ontmoet super veel interessante mensen die niet alleen waardevol zijn voor de vereniging, maar ook heel waardevol kunnen zijn voor je eigen netwerk.

Asset General
Iedere bestuurder van Asset vervult ook een rol binnen een van de organen van Asset General. Als External Affairs Officer woon je iedere week de Acquisition Meeting (AM) bij. Samen met de externals van alle Asset departementen vergaderen we dan over de voortgang van bepaalde zaken die voor ieder departement van belang zijn. Denk aan gedeelde partner en bepaalde overkoepelende formele evenementen. Ook hebben we ook geen gedeeld carrière platform (CPT) waar we gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de implementatie. Iedere external zit in een of twee taskforces, dit zorgt ervoor dat iedereen ook zijn/haar steentje bijdraagt voor Asset General.


Wat heb je geleerd tijdens je bestuursjaar?
Waar moet ik beginnen? Het klinkt misschien cliché maar je leert zo ontzettend veel en ontwikkelt jezelf op zo ontzettend veel verschillende vlakken. Ik vond dit voorafgaand aan mijn keuze om een bestuursjaar te doen een heel belangrijk aspect, maar had van tevoren niet kunnen bedenken dat je zulke enorme stappen zou maken. Je maakt niet alleen grote ontwikkelingen door op professioneel vlak, maar ook minstens net zo veel op persoonlijk vlak. 
Wat ik vooral heel erg geleerd heb is efficiënt omgaan met tijd. Vooral in het begin van mijn bestuursjaar wilde ik graag heel veel aanpakken en ook nog eens alles goed doen, ik maakte me zeer geregeld onnodig druk om bepaalde details of verloop van zaken. De 80/20-regel is een heus begrip binnen ons bestuur en wordt zeer regelmatig toegepast. Dit helpt je relativeren en inzien dat niet alles even belangrijk is en kan zijn. Het stellen van de juiste prioriteiten is iets wat je echt leert. Dit is iets wat ik zeker mee ga nemen in de toekomst. Aangezien je als External Affairs Officer veel in contact komt met bedrijven, heb ik me ontzettend ontwikkeld op het professionele vlak. Waar het in het begin wel eens spannend kan zijn om met bepaalde bedrijven of mensen in contact te komen of contact mee op te nemen, heb ik daar nu helemaal geen moeite meer mee. Het maakt niet uit wie ik moet contacteren in welke situatie, ik bel ze zonder moeite op en heb mijn woordje klaar! Tot slot leer je ook veel wat betreft het organiseren van evenementen. Als vereniging hebben wij een heel divers portfolio. Ondanks dat je als External je meer focust op de organisatie van formele evenementen, krijg je ook veel mee wat betreft andere evenementen en heb je ook de mogelijkheid om de organisatie van informele evenementen op je te pakken. Tot slot hebben we het afgelopen jaar natuurlijk allemaal een behoorlijke crisis voor onze kiezen gekregen, wellicht kan je je voorstellen dat dit ook een grote impact heeft gehad op onze vereniging. Dit is ook super waardevol en leerzaam geweest, dit stukje crisismanagement neem ik dan ook zeker mee in de toekomst.
Tot slot wil ik nog even afsluiten met het feit dat je echt ongekend veel mogelijkheden hebt wat betreft de groei die je doormaakt in een bestuursjaar. Zoals ik hierboven al zei, je groeit niet alleen op professioneel vlak maar ook zeker op persoonlijk vlak. Je maakt echt ongelofelijke stappen en er zijn ook zoveel kleine dingetjes die je leert en meemaakt. Al met al, is een bestuursjaar zeker de meest leerzame ervaring die ik op tot nu toe op heb gedaan en kan ik me geen vergelijkbare uitdaging voorstellen. Het is echt een unieke kans om jezelf verder te ontwikkelen en heb je de vrijheid om vlakken die je zelf belangrijk vindt extra aan te pakken.


Meer weten?
Denk jij dat een bestuursjaar wellicht wel iets voor jou kan zijn? Of ben je er zelfs al over uit? Twijfel vooral niet om mij een berichtje te sturen wanneer je vragen hebt (0611784422). Ik neem met liefde alle tijd voor je om je vragen te beantwoorden en mijn ervaringen verder toe te lichten. Misschien word je dan zelfs wel mijn opvolger ☺ ! Mocht je interesse hebben in de andere leuke functies van Vice-Chairman of Secretary, lees dan vooral de blogs van Max en Valentijn en neem contact met ze op bij vragen! 
 

Cookie policy

To offer you a better and more personal experience on our website, we use cookies and similar techniques. By use of these cookies your surfing behavior on our website can be monitored by us and certain third parties.

Accept cookies Change settings