Board Blog: Secretary 2019

Een kijkje in het leven van de Secretary bij Asset | Marketing


Op het moment van schrijven van deze blog zijn Floris, Nicole en Maran alweer 9 maanden bezig met hun bestuursjaar bij Asset | Marketing. In deze blog is het de beurt aan Maran, waarin hij verteld over alle ins en outs van zijn functie als Secretaris en zijn ervaringen van een bestuursjaar bij Asset | Marketing. 

November 2019, Tilburg
Door: Maran van der Dussen


Precies een jaar geleden was ik met de TIME strijders in Indonesië aan het werk voor onze editie van het internationaal onderzoeksproject ‘The International Marketing Expedition’; een project waar ik als Travel Planner onderdeel uitmaakte van het (part-time) bestuur. Vanaf januari 2018 heb ik samen met de rest van het TIME bestuur en de consultants gestreden om ook van onze onderzoeksreis een succesvolle editie te maken. Terugkijkend op dit project kan ik met trots zeggen dat die missie zeker geslaagd is. 

Ik ging de TIME reis in met een strak toekomstplan: ik wilde mijn studietijd verlengen door een tweede master in Marketing Analytics te gaan doen. Tijdens die reis heb ik veel ervaring opgedaan in het besturen van een eigen project, maar kwam ik er ook achter dat er nog veel te leren viel op praktisch gebied en persoonlijke ontwikkeling. Bij terugkomst van de onderzoeksreis stapte ik dan ook niet alleen uit het vliegtuig, maar ook uit mijn comfortzone om in plaats van het volgen van een tweede master toch eens verder te kijken naar andere mogelijkheden voor verdere persoonlijke ontwikkeling (bijvoorbeeld door middel van een bestuursjaar). 

En guess what, één jaar en een groot avontuur later schrijf ik deze blog en is de zoektocht naar nieuwe board members gestart. In deze blog vertel ik jullie meer over waarom ik de keuze heb gemaakt om een bestuursjaar te gaan doen, wat het me (tot nu toe) heeft opgeleverd en neem ik jullie graag mee door mijn avontuur van afgelopen jaar. 

Waarom een bestuursjaar?
Tijdens de TIME reis sprak ik veel met oud TIME’rs die als begeleiding en ervaringsdeskundige met ons mee waren. Door deze gesprekken heb ik veel geleerd op het gebied van effectief plannen, prioriteiten stellen, taken delegeren en vooral ook genoegen nemen met de gemaakte planning en af en toe je (verdiende) rust pakken, in plaats van altijd maar door willen gaan. Terug in Nederland ben ik mezelf hardop af gaan vragen wat ik nog wil leren voordat ik na mijn studie het werkveld in ga. Die vier weken in Indonesië vlogen voorbij, en is het onmogelijk om die geleerde aspecten helemaal in je werksysteem te krijgen. Het ‘eigen maken’ van deze learnings en verdere persoonlijke ontwikkeling was voor mij van hogere waarde dan het volgen van de tweede master en om die reden heb ik besloten om te solliciteren voor een bestuursjaar, en wel bij de vereniging waar ik me op m'n plek voelde vanaf de eerste dag dat ik de Asset | Marketing kamers betrad. 

Al snel kreeg ik te horen dat ik was aangenomen als de nieuwe Secretaris en kon de overdrachtsperiode beginnen. Martijn en de rest van het bestuur hebben me toen veel bijgepraat over alles wat er tijdens een bestuursjaar op je pad komt. Het grote voordeel van de halfjaarlijkse wissel is dat de kennis en ervaring om het half jaar weer met 3 nieuwe boardies kan worden gedeeld, waardoor je niet elk jaar als bestuur opnieuw het wiel hoeft uit te vinden. Doordat de meeste Asset bestuurders in de zomer waren gestart, stap je in januari echt in een stroomversnelling; de motor van de machine loopt namelijk al op volle toeren en voor mij persoonlijk was het daardoor een extra uitdaging om in korte tijd mee te gaan met die stroomversnelling van o.a. de seccies, webbies en yearplanners.

Maar wat doe je nou eigenlijk als Secretary of the Board?
Die vraag heb ik afgelopen jaar al veel gehoord. Logisch ook, want de andere twee functies spreken wat dat betreft meer voor zich; als External Affairs Officer houdt je je met name bezig met contact met bedrijven en als Vice-Chairman ben je hét aanspreekpunt voor de actieve leden.

Hoe zit dat dan precies bij mijn functie? Allereerst ben je bewaker van het overzicht tijdens vergaderingen. Als Secretaris is het namelijk aan jou de taak om de belangrijkste bevindingen, afspraken en taken te filteren en duidelijk in kaart te brengen. Persoonlijk gaf dat mij wekelijks een grote voorsprong, omdat je exact weet wat de balans is tussen taken en hoeveel ruimte je hebt om extra projecten op te pakken. Hierdoor heb ik mijn skills op het gebied van plannen en prioriteiten stellen flink kunnen verbeteren.

Ook het beheren van de website en het ledenbestand van Asset | Marketing behoort tot één van de functiespecifieke taken. Toen ik mijn bestuursjaar begon was de gloednieuwe website van Asset | Marketing net gelauncht, aan mij de taak om deze goed te onderhouden. Het beheer van zo’n website en het ledenbestand gebeurt met een Content Management System (CMS). Je leert ontzettend veel over werken met zo’n systeem, en deze ervaring zal later ook zeker nuttig zijn in het marketing werkveld. 

Daarnaast ben ik als Secretaris het eerste aanspreekpunt voor leden van onze alumnivereniging Meesters in Marketing, en ben ik op verschillende manieren actief bezig om afstudeerders uit te nodigen voor de alumnivereniging. Ook het beheer van het MiM ledenbestand behoort tot mijn taken en heb ik veel contact met Alumni Office van Tilburg University om deze up to date te houden. 

Hieronder zie je een voorbeeld van hoe mijn week als Secretaris eruit kan zien. Tijdens een bestuursjaar is je week flink gevuld met meetings en evenementen. Het leuke van een bestuursjaar vind ik ook dat je enorm flexibel moet opstellen in je planning. Het komt vaak voor dat er dingen met prioriteit tussendoor komen waardoor je dag anders kan lopen dan je vooraf had gepland. 



Eén van de belangrijkste en leukste onderdelen van mijn week zijn de meetings met commissies. Als Seccy ben je coördinator van de commissies TIME, MiM en EduCom. Eerlijk is eerlijk, ook voor mij blijft het soms moeilijk om de coördinerende rol te behouden in plaats van het uitvoerende werk te doen, vooral omdat ik er ontzettend veel energie van krijg om samen met commissieleden projecten op te pakken en deze succesvol af te ronden. Het overzicht bewaken en taken delegeren zijn daardoor skills waar ik me afgelopen jaar flink in heb ontwikkeld. 

Naast het coördineren van commissies zijn er nog een aantal andere algemene bestuurstaken waar je veel tijd aan kwijt bent. Denk hierbij aan de bestuursvergadering van Asset | Marketing op maandag ochtend, maar zeker ook de policy sessies op vrijdag ochtend. Tijdens deze policy sessies werken en vergaderen we over het plan dat we afgelopen zomer hebben opgesteld, namelijk om de jaarlijkse evenementenkalender weer zo efficiënt mogelijk in te steken en aan te laten sluiten op de behoefte van de student. Het opstellen van dit policy plan is een mooi voorbeeld van een project waar ik heb geleerd om leiding te nemen en een overzichtelijke en haalbare planning op te stellen. 

Als laatste ben je gedurende de week ook bezig met een aantal Asset general taken. Zo vinden op woensdag de Webmaster en Secretary meetings plaats. Dit zijn Faculty Wide Organs (FWO’s) waarbij alle ‘verantwoordelijke’ bestuurders van elk Asset departement samenkomen om te vergaderen over aspecten die op dat moment spelen. Dit kan van alles zijn: het bespreken van de jaarplanning, membership fee division, uitschrijvingen, een nieuw onderdeel op de website of het voorbereiden van de Asset bookstore. Buiten deze meetings om worden er ook een aantal ‘Asset general taken’ verdeeld en ben ik bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het online plaatsen van informele evenementen op de Asset general website. 

Wat heb je geleerd tijdens je bestuursjaar?
De afgelopen 11 maanden waren als een rollercoaster rit. Er komen een hoop nieuwe dingen op je pad, en met vallen en opstaan leer je om alle touwtjes in handen te hebben, het overzicht te behouden, te relativeren en persoonlijke belangen of die van je vereniging te behartigen in discussies met andere bestuursleden / departementen. Er komen namelijk ontzettend vaak mensen naar je toe die iets van je willen, en dat ook nog op hetzelfde moment. Het kan niet anders dan dat je leert om prioriteiten te stellen, ‘nee’ te zeggen en taken moet delegeren. 

Tijdens mijn bestuursjaar heb ik mezelf ook weer verder ontwikkeld om me professioneel op te stellen in meetings met verschillende partijen. Je hebt namelijk contact met veel verschillende stakeholders zoals actieve leden, bestuursleden van andere departementen, de universiteit, stichtingen, alumni of de Raad van Advies (RvA). De RvA bestaat uit oud-bestuursleden die nu al jaren in het werkveld zitten en samen met ons vergaderen over de lange termijn belangen van de vereniging. Daarnaast hebben we allemaal vanuit de RvA een coach toegewezen gekregen. Zo ga ik eens in de zoveel maanden samen met Margot onder het genot van een koffietje praten over hoe ik in m’n bestuursjaar zit, wat goed gaat en waar ik nog op kan focussen en kan leren. Door de hectiek die een bestuursjaar met zich meebrengt, zijn juist dit soort gesprekken super waardevol. Je wordt dan gedwongen om even de helikopterview te pakken en te kijken waar je staat en wat je nog wil leren. 


In de zomer zijn we samen met de RvA naar de La Trappe brouwerij gestept.

Een bestuursjaar is niet te vergelijken met een meewerkstage. Tijdens mijn meewerkstages op het HBO heb ik veel ervaring op kunnen doen in hoe het is om binnen een (grote) organisatie te werken en ben je specifiek met een vakgebied bezig (in mijn geval was dat communicatie en PR bij de Efteling en marketing bij The Flatiron Room in New York). Tijdens een bestuursjaar heb ik daarentegen juist veel meer geleerd over hoe het is om met een klein en dynamisch team letterlijk je eigen bedrijf te runnen, waardoor ik een hoop andere skills ontwikkeld.

Wat was het mooiste moment van je bestuursjaar?
Het klinkt natuurlijk als een inkoppertje, maar omdat je met zoveel verschillende dingen bezig bent, maak je ook heel veel verschillende mooie momenten mee. Naast alle sociale contacten die je opbouwt binnen en buiten je eigen vereniging, zijn er ook een aantal andere dingen waar ik met veel plezier op terugkijk. Wat ik bijvoorbeeld echt heel gaaf vond, was het proces van brainstorm tot en met het neerzetten van een concreet plan om evenementen en commissies naar een hoger niveau te tillen, en zelfs nog in de helikopterview te stappen en het geheel te verbeteren (zoals we bij de policy meetings doen). Tijdens een bestuursjaar krijg je de kans om met z’n zessen de touwtjes in handen te nemen en samen letterlijk en figuurlijk je eigen bedrijfje te runnen. Je neemt namelijk met z’n zessen als team belangrijke beslissingen die weldegelijk invloed hebben op de vereniging. 

Daarnaast vond ik het heel tof om evenementen te organiseren in samenwerking met commissies. Met de EduCom hebben we afgelopen jaar een aantal zeer geslaagde workshops georganiseerd, met TIME hebben we een succesvolle presentatie avond georganiseerd waarin de huidige voortgang van alle onderzoeken werd gepresenteerd aan Stichting TIME. Ook hebben we met de MiM commissie een aantal toffe dingen bereikt, zoals het op de kaart zetten van het nieuwe evenement ‘Meesters in Vroeg Pieken’ en het uitwerken en organiseren van het nieuwe concept ‘The Walking Dinner’ (als spin-off van het bekende actief-leden evenement Cycling Dinner).

Een ander mooi moment was op het begin van mijn bestuursjaar, toen we samen met een aantal actief leden hebben deelgenomen aan de Nationale Marketing Strijd (NMS) in Utrecht. Ik heb daar kennis gemaakt met een aantal toffe bedrijven en marketing studenten uit alle hoeken van Nederland ontmoet. Inclusief leuke bijkomstigheid, want als kers op de taart was ik met mijn groep gekozen tot winnaar van het event en gingen we naar huis met de titel ‘Beste Marketing Talent van Nederland’!

Ook heb ik een aantal gave reizen en weekendjes weg gemaakt tijdens mijn bestuursjaar. Zo zijn we tijdens de overdrachtsweekenden in februari naar Rabat en in de zomer naar de Ardennen geweest, naar Taiwan tijdens de Study Trip en toerist in eigen land uithangen en door Nederland scheuren tijdens de Meet de Parents weekenden.

Meer weten?
Ik kijk terug op een jaar waarin er ontzettend veel ruimte was om zelf projecten op te pakken en je eigen draai te geven aan de invulling van je bestuursjaar. Wil je meer informatie over mijn functie als Secretaris? Laat het me weten en stuur een berichtje naar secretary@asset-marketing.nl, join de Board Info Drink op maandag 11 november in de Blackbox (Gebouw E) of kom langs voor een kop koffie of thee op de Asset | Marketing kamers! (Gebouw E, kamer E102)

Meer weten over de andere functies? Check de blog van Nicole als External Affairs Officer of van Floris als Vice-Chairman.

Ben je geïnteresseerd in een bestuursjaar bij Assset | Marketing?
Stuur dan uiterlijk 29 november je CV en motivatiebrief naar vice-chairman@asset-marketing.nl.


Note to self: Misschien nog even werken aan het schrijven van kortere verhalen.

The end

Cookie policy

To offer you a better and more personal experience on our website, we use cookies and similar techniques. By use of these cookies your surfing behavior on our website can be monitored by us and certain third parties.

Accept cookies Change settings