Board Blog External Affairs Officer 2019

Een kijkje in het leven van de External Affairs Officer bij Asset | Marketing

Op het moment van schrijven van deze blog zijn Floris, Maran en ik alweer 9 maanden bezig met ons bestuursjaar bij Asset | Marketing. Ik zal in deze blog alle ins en outs vertellen over mijn functie als External Affairs Officer bij Asset | Marketing.

Toen mij verteld werd dat de board blogs weer online gingen komen, bedacht ik me hoe snel de tijd voorbij is gevlogen. Het is bijna 10 maanden geleden toen ik officieel werd aangesteld als External Affairs Officer. In het begin van het jaar weet je eigenlijk helemaal niet wat je te wachten staat en krijg je pas echt ‘feeling’ voor al je taken na een paar maanden. Ik hoop jullie door middel van deze blog meer te vertellen over waarom ik een bestuursjaar ben gaan doen, wat een bestuursjaar als External Affairs Officer bij Asset | Marketing inhoudt en in grote lijnen toelichten wat ik het afgelopen jaar heb geleerd.

Waarom een bestuursjaar bij Asset | Marketing?

Ik heb me bijna drie jaar geleden bij Asset | Marketing aangesloten omdat ik me graag verder wilde ontwikkelen naast mijn studie. Dit wilde ik doen door middel van een grote formele commissie. Ik heb daarom destijds gekozen om de Markethings Week 2018 te organiseren. Ik voelde mij meteen thuis binnen de vereniging en werd ook met open armen ontvangen. Naarmate ik langer bij de vereniging zat, kreeg ik steeds meer hart voor de organisatie en wilde me er daarom ook voor in zetten. In het eerste semester van mijn derde jaar ben ik op exchange gegaan naar Rome. Terwijl het einde van mijn exchange naderde wist ik dat het afronden van mijn bachelor nabij was. Dit zou ook betekenen dat ik daarna meteen zou beginnen aan mijn master. Na mijn master zou ik vervolgens de grote mensen wereld in gaan. Ik bedacht me dat het allemaal wel heel snel zou en gaan en wist dat ik nog iets extra’s wilde doen voordat ik het werkleven in zou gaan.

Een bestuursjaar trok mij altijd wel. Ik zag het bestuur als een hechte groep die veel plezier samen had en mooie dingen samen kon neerzetten door teamwork en toewijding. Verder dacht ik dat een bestuursjaar me weer even uit de ‘comfort zone’ zou halen waardoor ik weer veel zaken zou leren. Daarnaast wilde ik ook graag een netwerk opbouwen op zowel formeel als informeel gebied. Daarvoor is een bestuursjaar bij Asset ideaal omdat je zowel heel veel actieve leden leert kennen maar ook heel veel recruiters en andere werknemers van bedrijven ontmoet. Ten slotte wilde ik ook zien hoe ik binnen een team die zo nauw samenwerkt zou functioneren en welke uitdagingen op mijn pad zouden komen.

Na gesprekjes te hebben gehad met het voormalige bestuur had ik uiteindelijk mijn keuze gemaakt. Ik wist namelijk dat tijdens mijn studentenperiode dit de enige kans was om een bestuursjaar te doen. Mijn grootste drijfveer was dat ik 100% zeker wist dat ik er spijt van zou krijgen als ik niet zou solliciteren.

Een paar weken na mijn sollicitatie kreeg ik gelukkig te horen dat ik was aangenomen als de nieuwe External Affairs Officer. Ik keek vooral uit naar het contact met de bedrijven. Op deze manier zou ik een beter beeld krijgen van welke bedrijven bij mij zouden passen. Na de announcement van Floris, Maran en mij werden we al snel meegenomen in de Asset rollercoaster. Dat was echt een omschakeling, maar daarnaast ook heel erg spannend en uitdagend! Ik zal nu toelichten wat er na de announcement eigenlijk gebeurd is.

Wat doe je nu eigenlijk als External Affairs Officer?

Na de overdracht werd ik samen met Floris en Maran officieel aangesteld eind januari. Dit betekende ook dat het serieuze werk kon beginnen. We hadden er allemaal veel zin in. Als External Affairs Officer heb je een grote verscheidenheid aan taken. Dit maakt de functie ook erg divers (iets wat mij persoonlijk erg aantrekt). Elke dag is anders. Hieronder zie je een voorbeeld van hoe mijn agenda er uit kan zien in een week. Dagen kunnen zich vullen met zaken zoals: commissie vergaderingen, organiseren van formele events, acquisitie draaien, mail bijwerken, brochure designen, naar partnergesprekken bij bedrijven, Asset feestjes bijwonen en ga zo maar door! Omdat een bestuursjaar nogal dynamisch kan zijn, is het belangrijk dat je je flexibel op kan stellen. Je dag ziet er bijna nooit uit zoals je gepland hebt omdat er o.a. door de dag heen onverwachte taken op je bordje kunnen vallen die meer prioriteit hebben. Je leert daarom ook prioriteiten stellen en het woord ‘nee’ te gebruiken. Een bestuursjaar heeft mij echt geholpen meer voor mezelf te kiezen en er vrede mee te hebben dat je niet iedereen tevreden kan stellen.

 

Contact met bedrijven

Als External Affairs Officer ben ik samen met Jeroen voornamelijk verantwoordelijk voor het contact met bedrijven. We hebben partners zoals Jacobs Douwe Egberts, L’Oréal, Capgemini en Philips waar we wekelijks contact mee hebben. We proberen samen met de bedrijven te kijken hoe zij het best in aanraking kunnen komen met de student. Daarnaast hebben wij sinds 1,5 jaar een Career Platform waar wij alle vacatures van onze partners plaatsen, zodat de student kan zien waar hij/zij kan stage lopen of kan gaan werken. Daarnaast zijn wij ook druk bezig met acquisitie om nieuwe partners aan Asset | Marketing te kunnen koppelen. Zo heeft JUMBO afgelopen maand een samenwerkingscontract ondertekend. Het geeft altijd een extra boost wanneer je weer een partner hebt kunnen binnenhalen en dat vieren we dan ook altijd!

Organiseren van evenementen

Samen met deze partners organiseren we verschillende evenementen waar studenten met deze bedrijven in contact kunnen komen om zich te kunnen oriënteren op de arbeidsmarkt. Zo heb ik met Fleur de Marketing Analytics workshop georganiseerd afgelopen jaar en ben ik met Jeroen de Marketing Career Day aan het organiseren die zal plaatsvinden op 18 november. Het is altijd leuk om te zien wanneer het klikt tussen een bedrijf en een student en dan is het nog mooier als je later te horen krijgt dat diegene nu werkzaam is bij dat bedrijf. Door het organiseren en bijwonen van events leer je veel recruiters en bedrijven kennen. Dit vind ik persoonlijk heel fijn voor mijn eigen oriëntatie. Ik heb nu veel kennis over de cultuur binnen bedrijven, de functies die bedrijven aanbieden en wat elk bedrijf precies doet. Dit heeft me zeker geholpen om een duidelijker beeld te krijgen van wat ik zelf nou leuk vind.

Acquisition meeting 

Als External Affairs Officer sluit je ook elke week aan bij AM. AM staat voor Acquisition Meeting en is een meeting waarin alle External Affairs Officers van alle verschillende Asset departementen samenkomen. Tijdens deze meeting behartig ik de externe belangen van Asset | Marketing. We bespreken hier onder andere de faculty-wide evenementen die we samen organiseren, zoals de Master Experience Days. Je hebt in deze meeting ook ruimte om zelf zaken op te pakken waarvan jij denkt dat Asset beter kan worden. Ik heb zelf initiatief genomen om een ASSET breed CRM systeem op te zetten. Het heeft me zeker een half jaar geduurd voordat het bij elk Asset departement geïmplementeerd werd, maar dan heb je ook wat. Elk departement heeft nu een goed functionerend CRM systeem dat helpt met acquisitie van nieuwe partners en het onderhouden van contact met huidige partners.

Coördineren van commissies 

Het coördineren van commissies hoort natuurlijk ook bij je taken als bestuurder. Omdat ik in januari ben ingestroomd heb ik wat commissies overgenomen van mijn voorganger. Zo heb ik Commercial Night, Marketing Expedition en de Social Media Commissie mogen coördineren in het eerste halfjaar van mijn bestuursjaar. Het is daarnaast wel belangrijk dat je vooral coördineert aangezien je geen tijd hebt om veel dingen zelf op te pakken. Delegeren is dan een fijne skill om te ontwikkelen. In het tweede halfjaar wilde ik graag de Social Media committee, Campus Team en de Lay-out Commissie coördineren zodat er betere communicatie tussen die commissies zou plaatsvinden en een goede samenwerking zou worden gecreëerd. Zo zijn de Social Media Commissie en Campus Team nauw gaan samenwerken om online promotie te combineren met offline promotie. Omdat ik als bestuurder de vrijheid kreeg om de commissies te sturen zoals ik zelf wilde heb ik een aantal veranderingen kunnen doorvoeren bij de Lay-out commissie zodat het een efficiëntere commissie werd. Praten met de commissieleden hoe we bepaalde doelen willen bereiken, geeft mij altijd veel energie.

Bestuurszaken

Naast alle bovenstaande zaken zijn we natuurlijk ook met ons eigen bestuur hard aan het werk geweest om de vereniging vooruit te helpen. Zo zijn we druk bezig met het lanceren van de app, het evalueren van onze events en kijken hoe we onze activiteiten kunnen verbeteren. Ons policy punt is daarom ook om te kijken naar de behoeftes van de bedrijven en de studenten en hoe wij deze behoeftes kunnen bedienen. Daarnaast komen we ook voor veel uitdagingen te staan als bestuur. Dat vergt teamwork en wanneer bepaalde uitdagingen overwonnen hebben, brengt ons dat ook nog meer samen. We vormen samen een klein bedrijfje en zijn er echt voor elkaar in goede en in slechte tijden. We doen samen ook veel leuk dingen om de ‘bonding’ te bevorderen. Zo hebben we een weekendje samen in de Ardennen gespendeerd en zullen we over paar weken een weekend langs alle ouders gaan. 

Niet te geloven dat het bestuursjaar er weer bijna op zit. Ik heb ontelbaar veel dingen geleerd en meegemaakt. Zo ben ik mezelf tegengekomen en gaan beseffen aan welke dingen ik nog wil werken en welke zaken en eigenschappen al heel erg goed zijn. Tijdens mijn bestuursjaar heb ik ook vooral geleerd om het woord ‘nee’ te gebruiken, prioriteiten te stellen en hoe je het beste kan communiceren binnen een klein team. We hebben als bestuur veel meegemaakt samen en deze momenten zal ik ook nooit vergeten. We hebben veel mooie dingen neergezet en ik denk dat we trots op onszelf en elkaar kunnen zijn. Ik heb er vriendschappen voor het leven aan overgehouden en daar zal ik voor altijd dankbaar voor zijn.

Meer weten?

Ben je geïnteresseerd in het doen van een bestuursjaar of wil je hier meer informatie over hebben? Dan kan je altijd  mij een berichtje sturen (externalaffairs@asset-marketing.nl) of langskomen voor een kop koffie of thee op de kamers in lokaal 1.02 van gebouw E.

 

 

Cookie policy

To offer you a better and more personal experience on our website, we use cookies and similar techniques. By use of these cookies your surfing behavior on our website can be monitored by us and certain third parties.

Accept cookies Change settings