Board Blog - Treasurer 2019/2020

Een kijkje in het leven van de Treasurer van Asset | Marketing

Het klinkt misschien als een cliché maar de tijd is voorbij gevlogen. Wat een toffe ervaringen en wat heb ik ontzettend veel geleerd! Ondertussen is de zomer alweer bijna in zicht en door het Coronavirus is voor ons dit collegejaar al bijna afgelopen. Een rare tijd, maar we gaan er op een aangepaste manier wat moois van maken!

 

Waarom een bestuursjaar bij Asset | Marketing?

Voordat ik het bestuursjaar in ging was ik nog niet zo lang actief bij Asset | Marketing, maar voelde me al gelijk helemaal thuis. Dit was ook een van de belangrijkste redenen voor mij om een bestuursjaar te gaan doen. Daarnaast is het natuurlijk een gezellige en creatieve vereniging waar iedereen de ruimte krijgt om zichzelf te ontwikkelen. Ik was zelf nog niet van plan om deze zomer al klaar te zijn met mijn studie, dus kwam de vraag of ik een bestuursjaar had overwogen goed binnen. Hier heb ik wel even over na moeten denken omdat ik relatief nieuw was binnen de vereniging. Erg lang heeft het echter niet geduurd omdat ik na een aantal gesprekjes met Kirsten en de andere bestuursleden al snel was overgehaald om te solliciteren. Omdat ik vanuit mijn bijbaan al ervaring had met verschillende boekhoudingen leek de positie als penningmeester mij de perfecte match. Ik had immers al een idee van wat de taken inhielden en was er zeker van dat ik hier plezier uit kon halen. Daarnaast vond ik mezelf ook het meest geschikt voor deze functie. Dit was voor mij echter het begin van een spannende periode, namelijk het sollicitatieproces. Maar gelukkig kwam dan eindelijk het verlossende woord na een veel te lange stilte: je bent onze nieuwe pennie. Wil jij deze woorden misschien ook wel graag horen, lees dan vooral verder!

 

Wat doe je nu eigenlijk als Treasurer?

Als penningmeester van de vereniging ben je verantwoordelijk voor alle financiële zaken van de vereniging en van de twee stichtingen, Markethingsweek en TIME. Zo ben je bezig met de boekhouding, het controleren van begrotingen en realisaties, het draaien van incasso’s en natuurlijk het opstellen en bijwerken van de budgetten van Asset | Marketing. Onder boekhouding valt het verwerken, betalen en versturen van facturen, het bijhouden van de declaraties, belastingaangifte doen en er voor zorgen dat elk kwartaal alle boekhoudingen weer kloppen. Het is dan ook belangrijk om te controleren of de externals hetzelfde in hun overzicht hebben staan als jij in je boekhouding. Er is namelijk elk kwartaal een kascontrole waarbij de boekhoudingen worden gecontroleerd door de KasCo. Die controleren of er geen fouten in zitten en er worden een aantal steekproeven uitgevoerd. Daarnaast is het nodig om eens in de zoveel tijd te kijken naar de debiteuren (debtors) en indien nodig daar contact mee op te nemen. Ondanks dat ik dit niet altijd even makkelijk vond, heb ik hier erg veel van geleerd het afgelopen jaar.

Daarnaast heb je als penningmeester ook direct een bestuursfunctie binnen de stichtingen Markethingsweek en TIME. Omdat je daarvoor de boekhouding doet ben je erg nauw betrokken bij beide stichtingen. Dit maakt het takenpakket erg veelzijdig omdat elke boekhouding weer anders is en je inhoudelijk van alle zaken op de hoogte bent. Voor de stichtingen geldt dat je ook veel samenwerkt met de penningmeesters. Ik heb snel kunnen wennen aan mijn positie, en het is leuk om te zien dat je alle penningmeesters wat kan leren en verder kan helpen mochten ze dat nodig hebben. 

 

Treasurer Meeting

Elk bestuurslid heeft vergaderingen met alle andere bestuursleden van Asset die dezelfde functie hebben. Voor mij is dat dus de Treasurer Meeting (TM), echter hebben wij niet elke week genoeg te bespreken voor een vergadering dus gaat dit over het algemeen een keer in de 3 a 4 vier weken door. In deze meeting overleggen we over hoe we bepaalde dingen aanpakken en delen we best practices. Daarnaast controleren we de begroting en realisatie van Asset General en is iedereen verantwoordelijk voor zijn of haar eigen portfolio. Voor mij was dit de kascontrole van de EBT en de debiteuren van Asset General (de mensen waar we nog geld van krijgen). Deze vergaderingen zijn voornamelijk erg gezellig en je leert veel van elkaar!

 

Coördineren van commissies

Maar natuurlijk ben je als penningmeester niet alleen maar bezig met financiële zaken! Want net zoals bij elke functie van het bestuur is een van je belangrijkste taken het coördineren van commissies. Ik ben hier een groot deel van mijn tijd mee bezig, voornamelijk met de vergaderingen zelf en zaken die ik moet regelen voor de commissie. Vaak zijn dit dingen die ik met het bestuur moet overleggen maar ook taken zoals een bestelling afronden, data vastleggen of betalingen uitzoeken. Als Treasurer heb je automatisch de Study Trip onder je, omdat hier het meeste geld in omgaat. Daarnaast heb ik de FoodCie en Lay-Out in mijn portfolio gehad. Elke bestuurder is er vrij in om zijn of haar portfolio in overleg met de anderen samen te stellen. Ik heb erg veel plezier gehad in het begeleiden van mijn commissies en vond dit dan ook wel de leukste taak van het afgelopen jaar. 

 

Bestuurszaken

Naast de financiële kant en het begeleiden van commissies ben ik ook veel bezig met de algemene bestuurstaken. Hierbij kun je denken aan de bestuursvergadering op maandag en policy sessies op vrijdag. Gedurende de week ben je dan bezig met alle taken die uit deze vergadering zijn voortgekomen. Die kun je zelf inplannen zolang het maar gedaan is voor de afgesproken deadline. Zo heb ik afgelopen jaar samen met Maran de evaluatieformulieren herzien en heb ik met Valentijn het familie rondje gepland. 

Er komen een heleboel dingen kijken bij het draaiende houden van een vereniging en ik vond het heel erg leuk om daar de afgelopen tijd deel van uit te maken! Als penningmeester heb je een veelzijdig takenpakket en ben je zowel bij de informele als formele kant van de vereniging nauw betrokken. Wel is het belangrijk om nauwkeurig te werk te gaan en het overzicht te bewaren. Zo heb ik goed leren plannen en heb geleerd om voor mezelf op te staan in verschillende situaties. Van lastige telefoontjes tot een actief leden presentje aanschaffen, alles komt voorbij in een jaar als penningmeester. Ik heb in elk geval ontzettend veel geleerd maar misschien nog wel meer genoten.

 

Meer weten?

Ben je geïnteresseerd in het doen van een bestuursjaar of wil je hier meer informatie over hebben? Dan kan je altijd een kijkje nemen op de Asset | Marketing website (www.asset-marketing.nl) of mij een berichtje sturen via Whatsapp of email (treasurer@asset-marketing.nl).


 


 

Cookie policy

To offer you a better and more personal experience on our website, we use cookies and similar techniques. By use of these cookies your surfing behavior on our website can be monitored by us and certain third parties.

Accept cookies Change settings