Board Blog - External Affairs Officer 2019/2020

Een kijkje in het leven van een External.

“Jeroen kan jij zorgen dat je blog volgende week af is?” Deze vraag moest ik even een paar seconden op me in laten werken. Het schrijven van je blog betekent dat je bestuursjaar ten einde begint te komen. Even een realisatiemoment dat je alweer bijna een jaar in het bestuur van Asset | Marketing zit. Een moment waarop je even terugkijkt wat je zelf en met het bestuur allemaal hebt meegemaakt. En ook een moment waarop je vooruit moet kijken naar het naderende einde om het stokje over te dragen. Misschien wel aan jou!


Wat heeft het mij gebracht?

Laat ik hier mee beginnen. Een bestuursjaar is een unieke ervaring die je maar een keer in je leven krijgt aangereikt. Je krijgt de kans om met vijf anderen een organisatie draaiende te houden in de beste omgeving die er bestaat. Namelijk een omgeving waar je ook nog zo vaak je wilt de kroeg in kan duiken. Het meest bijzondere aan een bestuursjaar is de onbegrensdheid van het leertraject, vind ik. Alles wat je voor ogen hebt kan je uitvoeren. Alle ideeën die je hebt kan je zelf in werking laten treden. Het is een omgeving waarin je tegen de lamp kan lopen, keiharde fouten kan maken, zonder dat je er voor wordt afgestraft. Er is geen stagemogelijkheid of traineeship waar je hetzelfde kan leren, in dezelfde omvang en met dezelfde resources als tijdens een bestuursjaar. Je hebt een persoonlijke coach, twee adviesorganen waar je op terug kan vallen en je krijgt bestuurstrainingen en nog veel meer. Zij ondersteunen je in persoonlijke leerdoelen en geven stimuleren jezelf om te blijven doorontwikkelen en uit te dagen. Dankzij deze ondersteuning en de vrije leeromgeving  loop je na bestuursjaar misschien wel 3 ervaringsjaren voor op afgestudeerde medestudenten. Je persoonlijke ontwikkeling maakt een ongekende vogelvlucht door. Daarnaast werk je samen met heel veel geweldige mensen die in een korte tijd je beste vrienden worden. Dat is het mooiste wat mijn bestuursjaar mij heeft gebracht. 


Waarom een bestuursjaar bij Asset | Marketing?

Het slechts bewaarde geheim binnen Asset | Marketing vorig jaar, was het geheim dat ik interesse had in een bestuursjaar. Iets waarvan normaal wordt gevraagd dit niet van de daken te schreeuwen. Na mijn hbo-studie besloot ik om de pre-master te gaan doen. Maar de sfeer op de universiteit en het enorme contrast met het hbo spraken me heel erg aan. Ik voelde me hier veel meer thuis. Het begon eigenlijk al tijdens de TOP-week. Kirsten en Zifra waren mijn intro moeders en allebei actief bij Asset | Marketing. Zij hadden in een positieve vorm een slechte invloed op mij. Als ik ergens slecht nee tegen kan zeggen is het wel een feestje. Tijdens mijn pre-master nodigde ze mij uit voor evenementen van Asset | Marketing, zonder dat ik lid was of er mensen kenden. Na een paar activiteiten te hebben meegepakt was de keuze voor mij na het afronden van mijn pre-master snel gemaakt. Ik denk dat ik nog geen week na het bericht gekregen te hebben dat ik mijn pre-master had gehaald, Willem (toen der tijd de Vice-Chairman) een appje gestuurd dat ik wel actief lid wilde worden. Ik meldde me aan voor de Marketing Event commissie. Een legendarische commissie waar ik heel veel lol en plezier aan heb beleefd. Tijdens de eerste maanden dat ik actief was geworden, was ik vrijwel overal aanwezig en leerde zo in een korte tijd heel veel mensen kennen. De gezellige sfeer en mensen zorgde ervoor dat bij mij steeds meer de behoefte ontstond om langer te genieten van deze studententijd. 

Ik ben met mijn ouders in discussie gegaan over mijn idee om een bestuursjaar te gaan doen. Naast dat ik uitvoerig met mijn ouders heb gesproken over de financiële consequenties en de opbrengsten, heb ik ook met Kirsten en Fleur uitgebreid gesproken om een goed beeld te krijgen van de verschillende functies. Het enthousiasme waarmee ze vertelde en de stappen die zij op persoonlijk vlak hadden doorgemaakt waren voor mij van groot belang in mijn afwegingen. Na alles op een rijtje te hebben gezet was de keuze om te solliciteren voor External Affairs Officer vrij eenvoudig. 


Wat doe je als External Affairs Officer?

Algemene bestuurstaken
Het takenpakket van een External Affairs Officer is heel divers en gevarieerd. Te beginnen met de algemene bestuurstaken. Iedere maandag vergaderen we met het gehele bestuur over evenementen en activiteiten die de afgelopen week hebben plaatsgevonden. Een kleine evaluatie van zaken. Ieder bestuurslid geeft een update van zijn/haar commissies, zodat iedereen altijd op de hoogte is van wat er binnen commissies speelt. Daarnaast wordt de komende week besproken. Wat moet er allemaal gebeuren in de komende week en wat is de status van langer lopende projecten. Het zijn intensieve maar zeer leerzame vergaderingen. 

Naast veel overleggen en vergaderen werken we ook gezamenlijk aan een beleidsplan. Iedere zomer ga je met zes bestuursleden om tafel zitten om een beleidsplan te schrijven. Wat willen wij als bestuur dit jaar bewerkstelligen, zodat we over een jaar terug kunnen kijken en kunnen zeggen; “Ja dit hebben wij als bestuur gerealiseerd.” Een intensief traject maar heel interessant om mee bezig te zijn. Je gaat de vereniging evalueren en op basis van de bevindingen een plan schrijven. Iedere vrijdag werken we in een sessie van ongeveer drie uur aan dit beleidsplan. 


Specifieke external taken
Als external heb je samen met je mede external ook een beleidsplan. Dit komt vooral neer op het behalen van een vastgesteld target. De hoofdtaak is tenslotte zorgen dat er genoeg geld in het laatje komt. De voornaamste taak van de externals is om te zorgen dat bedrijven zich verbinden met Asset | Marketing door deel te nemen aan evenementen of partner te worden.
 
Voor dat ik begon aan mijn bestuurjaar had ik verwacht dat ik hiervoor iedere week wel koude acquisitie zou moeten draaien om voldoende bedrijven binnen te halen om de target te kunnen halen. De realiteit bleek echter anders. Ik heb in mijn gehele jaar geen enkele keer koude acquisitie hoeven te draaien. Wel heb ik veel aan de telefoon gehangen met bestaande partners om contracten te verlengen en om warme leads te overtuigen om een samenwerking aan te gaan. Naast bellen ga je ook veel op bedrijfsbezoek. Een van de leukste dingen aan het de functie external affairs officer. Ik heb het afgelopen jaar veel verschillende bedrijven bezocht, van multinationals tot MKB-marketingbureaus. Op deze manier krijg je een goed beeld van waar je als afgestudeerde marketeer allemaal aan de slag kan. Bedrijven vinden het altijd superleuk om je te verwelkomen op kantoor. Je krijgt een regelmatig rondleiding en veel informatie over het bedrijf. Hierdoor kan je zelf ook al gaan kijken welke bedrijven wel of niet bij jezelf passen. De mensen die je hier ontmoet zijn allemaal super waardevol voor de vereniging, maar ook zeker voor je eigen netwerk. Ohja, en het beste aan bedrijfsbezoeken: je krijgt bijna altijd tassen vol goodies mee. 


Coördinatie commissies
Iedere bestuurder coördineert een twee- tot drietal commissies per half jaar. Het eerste half jaar coördineerde ik de Markethings Week en de SportCie. Een mooie afwisseling tussen formeel en informeel. Het coördineren van commissies is heel erg leuk, maar kan ook lastig zijn. De intensiteit van een formele commissie verschilt namelijk heel erg ten opzichte van een informele commissie. Je moet het overzicht bewaren en mensen aansturen, zonder de regie te nemen. Daarnaast moet je zorgen dat je kunt ingrijpen op momenten dat het echt moet, om erger te voorkomen. Een super leerzaam traject. Helemaal omdat je bij de coördinatie van de Markethings Week te maken hebt met een stichting. Een groep professionals die in het verleden dit evenement hebben georganiseerd. Zij dienen als advies- en controlerend orgaan. Als Coördinator ben jij het schakelstuk tussen de commissie en deze stichting. 

Het tweede half jaar heb ik zwaar gevochten om de ACOM te mogen coördineren. Dat vechten viel trouwens wel mee. Naast de ACOM heb ik samen met Valentijn het project van Antler Consultancy op me genomen. Een start-up project dat nog helemaal opgezet moet worden. Iets heel anders maar ook super interessant om de kans te krijgen om een start-up van de grond te krijgen. 


Acquisitie Meeting
Dan zijn er nog Asset General organen. Als External Affairs Officer woon je iedere week de Aquisition Meeting (AM) bij. Hier komen de externals van alle Asset departementen samen om te vergaderen. Waar de vergadering op maandag met het bestuur structureel en soepel verlopen, wil de Aquisition Meeting nog wel eens zeer rommelig en chaotisch verlopen. Het wordt door vele de meest heftige vergadering van Asset genoemd. Ik vermaak me over het algemeen goed tijdens deze vergaderingen, want er gebeurt altijd genoeg. De discussiepunten die hier worden besproken gaan voornamelijk over het carrière platform van Asset en de organisatie van evenementen. 


Extra’s
Tot slot, ieder bestuurslid heeft de vrijheid om zelf projecten op te pakken die hij/zij leuk vindt. Zo had ik mezelf als doel gesteld dat ik graag meer skills wilde ontwikkelen op het gebied van Indesign en Photoshop. Hier ben ik dan ook veel mee bezig geweest. Dus naast je vaste taken, heb je ook de ruimte en vrijheid om softskills te ontwikkelen, wat een grote toevoeging geeft aan je portfolio als bestuurder.

 

Meer weten?

Je bent geïnteresseerd he! Althans ik verwacht niks anders.
Mocht je nog vragen hebben of meer willen weten. We kunnen altijd een digitaal koffietje drinken of op de knusse afstand van anderhalve meter om tafel gaan zitten.
Je kan een mail sturen naar
externalaffairs@asset-marketing.nl of Whatsapp-bericht naar 06-81046588. 
 

Cookie policy

To offer you a better and more personal experience on our website, we use cookies and similar techniques. By use of these cookies your surfing behavior on our website can be monitored by us and certain third parties.

Accept cookies Change settings